平成 20 年に「特定電子メール法」が改正され、平成 20 年 12月1日から施行されています。
メール広告はもちろん、展示会場で名刺情報データをいただいた見込顧客・ホームページから資料請求をいただいた見込顧客へのフォローアップメールも規制の対象となります。
- 展示会場で「名刺」をいただいた来場者は、特定電子メールの送信等に関するガイドライン-3：オプトイン規制の例外-3）：「名刺などの書面により自己のメールアドレスを通知した場合」が適用され、従来通りオプトアウト方式のメールを送ることができます。
資料請求などを目的としてメールアドレスを見込顧客から通知した場合であっても、その通知方法が書面によらない方式（WEB サイトのフォームやメール）である場合、メール配信に対する同意がない場合は規制の対象となります。
この場合メールを送ることができるのは、メール送信の同意を確認するためのメール送信 1 回に限られます。また、メールの内容が純粋に情報提供であったとしても、商用目的のホームページへ誘導することが送信目的に含まれるメールは規制の対象となります。罰則規定も強化されており、コンプライアンスの観点からも企業として軽視できるものではなく、早急な対策が必要です。
ここでは、実際のフォローアップメール配信に関わる改正「特定電子メール法」のポイントをご紹介します。
「オプトイン方式」の導入
- 原則として、あらかじめ広告宣伝メール（フォローアップメール）配信に同意した者に対してのみ送信が認められる。
- 送信に同意した者から、広告宣伝メールの受信を拒否する旨の通知を受けた場合は、以後の送信をすることはできない。
- 広告宣伝メールを送信する場合は、送信者の氏名・名称や、受信を拒否する場合の通知先など、一定の事項を表示しなければならない。
- 広告宣伝メール送信をする場合は、同意があったことを証する記録を保存しなければならない。
【例外：同意なしに送信することができる場合】
- 取引関係にある者に送信する場合
- 名刺などの書面により自己の電子メールアドレスを通知した者に対して送信する場合※1
- 自己の電子メールアドレスを通知した者に対して、以下の広告宣伝メールを送る場合
- 同意を確認するための電子メール
- 契約や取引の履行に関する事項を通知する電子メールであって、付随的に広告宣伝が行われているもの
- フリーメールサービスを用いた電子メールであって、付随的に広告宣伝が行われているもの
- 自己の電子メールアドレスをインターネットで公表している者に送信する場合※2
※1:
- 送信される電子メールが通信販売等の電子メール広告の場合には、特定商取引法が適用されるため、請求・承諾なしに送信することはできない。
※2：
- 自己の電子メールアドレスの公表と併せて、広告宣伝メールの送信をしないように求める旨が公表されている場合は、同意なく送信することはできない。
同意を証する記録の保存について
広告宣伝メールの送信に当たっては、受信者から送信することについて同意をとっている旨の記録を保存する必要がある。
【保存するもの】
- 個別の電子メールアドレスについて、同意を受けた際の状況を示す記録（時期と方法など）
- 同意の取得に際し、送信者などが書面の提示、電子メールの送信、ウェブサイトから通信文の伝達をしていた場合は、電子メールアドレスのリストに加え、以下の事項とすることも可能
- 同意の取得に際し、書面（ＦＡＸを含む）の提示をしていた場合
→当該書面に記載した定型的な事項
- 同意の取得に際し、電子メールの送信をしていた場合
→当該電子メールの通信文のうち定型的な事項
- 同意の取得に際し、ウェブサイトから通信文の伝達をしていた場合
→当該通信文（ウェブサイトに表示された事項）のうち定型的な事項
【保存期間】 記録の保存に係る広告宣伝メールを最後に送信した日から１ヶ月
具体的な対策
では、各社はどう対応しているのでしょうか。
ホームページから個人情報を取得する場合は、フォームへの記入の前にメールマガジン・情報提供メールを配信する旨を明記した「個人情報保護方針」に同意するというステップを設けているケースが多いようです。誰も忙しい中隅々まで「個人情報保護方針」など読まないのですが、なにしろこの「同意する」ボタンをクリックしたことで、メール配信に対する同意を得た証としているわけです。
展示会場で「名刺」をいただく場合は、特定電子メールの送信等に関するガイドライン-3：オプトイン規制の例外-3）：「名刺などの書面により自己のメールアドレスを通知した場合」が適用され、従来通りオプトアウト方式のメールを送ることができます。
問題になるのは、展示会場でバーコードによって登録情報データをいただく場合です。来場者にしてみれば、「名刺」を渡すのも登録情報をデータとして渡すのも同じことだと思うのですが、実際に特定電子メール法の所轄官庁である総務省消費者行政課に直接電話をして確認したとこ（2009年3月）、来場者のメールアドレスをデータでいただいた場合は特定電子メール法が適用され、この来場者にメールを送れるのは、メール送信の同意を確認するためのメール送信 1 回に限られるとの回答でした。「来場御礼メール」については、純粋なお礼メールであり自社の URL が表示してある程度であれば問題ないが、自社の宣伝広告が主体の内容であれば特定電子メール法の規制対象となるとのことです。
つまり、展示会に出展して獲得した見込顧客へフォローアップメールを送信するためには、展示会場で「名刺」をいただく必要があるのです。登録情報データでメールアドレスを獲得した見込顧客に対してフォローアップメールを送信するためには、メール送信に対する同意をいただかなければならないのです。
※この点は、所轄官庁及び展示会主催者・事務局などに確認してください。
ホームページや展示会で獲得した見込顧客を営業資産として維持・育成していくためには、フォローアップが欠かせません。フォローアップの方法として電子メールはコスト的にも見込顧客の利便性からも最も適切で有効な方法なのですが、特定電子メール法改正によりフォローアップメール配信の同意を獲得しなければならなくなりました。
最も現実的な選択肢は、展示会場で「名刺」をいただくことですが、来場者数が非常に多く、展示会ブース受付で「名刺」をいただくことが現実的ではない場合などは何らかの対策を講じる必要があります。かといって、展示会場でメール配信の同意をいただき、その証となる同意書にサインをいただくなどしている余裕はないでしょうし、実際に展示会場で資料をお渡しする時にメール配信の同意書に署名をお願いしたらどうなるでしょうか。資料を請求しようとした来場者のほとんどは同意してくれないでしょうし、怒って帰ってしまうこともあるでしょう。やはり、展示会場での同意獲得は現実的ではありません。
そのようなケースの対応として弊社が提案するのは、展示会後に来場者に対してダイレクトメール（メール便を活用した「低コストで効果が高いダイレクトメール」やポストカード）をお送りすることです。
展示会で登録者情報データを獲得した来場者に電子メールを送ることができるのは、たったの 1 回です。その 1 回のメール配信で「メール配信に対する同意」を獲得できなければ、せっかく貴重な展示会出展予算を使って獲得した見込顧客にコミュニケーションを働きかける手段を失ってしまうのです。その見込顧客がメール配信を希望していたとしても、たまたま同意確認のメールを送ったタイミングが悪く、この見込顧客がそのメールを開封することなく捨ててしまったとしたら、貴社は 1 人の見込顧客を失ってしまうのです。メールではなく「DM」であれば、コストはかかりますが極端な話何回でもアプローチできるのです。
電子メールを利用した企業からの広告宣伝・ダイレクトメールが氾濫している現在、従来からの紙ベースのダイレクトメール活用が見直されています。見込顧客が「是非読みたい」と思う価値の高い情報提供を実施し、紙ベースのダイレクトメールを活用して告知し、理解していただき、ホームページへ誘導してメール配信に登録していただくのです。自らメール配信に登録いただいた見込顧客は、とりあえずは貴社のメールを「必ず読むメール」に入れてくれたことになるのです。テクニックを駆使してただ「同意の証」を獲得しても、実際に提供する情報を読んでもらえるわけではないのです。
特定電子メール法が無くとも、本当に大切なことは、貴社の情報提供を受け入れ活用してくれる見込顧客をより多く獲得することなのです。
改正「特定電子メール法」については、総務省のホームページに詳しい情報が掲載されています。新規見込顧客にメールを配信される場合は、事前に必ず確認してください。
総務省ホームページ：電気通信消費者情報コーナー・迷惑メール対策ページ
http://www.soumu.go.jp/joho_tsusin/d_syohi/m_mail.html
メールアドレス・会社名の入力で PDF ファイルがダウンロードいただけます。
